KSeF od 1 lutego 2026 r. – co to oznacza dla Twojej firmy i jak się przygotować?

Od 1 lutego 2026 r. w Polsce zacznie obowiązywać nowy, obowiązkowy sposób fakturowania – Krajowy System e-Faktur (KSeF). Zmiana obejmie wszystkich przedsiębiorców i będzie miała charakter systemowy. Oznacza to, że faktury VAT będą wystawiane, odbierane i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, za pośrednictwem centralnej platformy Ministerstwa Finansów. 

W Ekovoltis podchodzimy do tej zmiany z perspektywy Klienta. Naszym celem jest zapewnienie ciągłości rozliczeń i maksymalnie bezproblemowego przejścia na nowy model fakturowania. 

Czym jest KSeF? 

KSeF to rządowy system, w którym faktury VAT funkcjonują w ustandaryzowanej, ustrukturyzowanej formie. Każda faktura otrzymuje indywidualny numer identyfikacyjny KSeF i jest automatycznie dostępna dla obu stron transakcji. 

Od 1 lutego 2026 r. korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich firm – niezależnie od wielkości czy branży. 

Co zmieni się dla Klientów Ekovoltis? 

Od 1 lutego 2026 r. Ekovoltis będzie wystawiać wszystkie faktury wyłącznie za pośrednictwem KSeF. Dotyczy to również faktur korygujących. 

Z punktu widzenia Klienta oznacza to, że faktura będzie dostępna w systemie KSeF, a jednocześnie – bez zmian w codziennym komforcie pracy – nadal będziemy przekazywać czytelną wizualizację faktury w formacie PDF wraz z załącznikami. Dokument ten będzie zawierał pełne informacje dotyczące rozliczeń, zgodnie z warunkami zawartej umowy. 

Zmienia się więc sposób techniczny wystawienia dokumentu, natomiast zakres informacji i przejrzystość rozliczeń pozostają bez zmian. 

Samofakturowanie – tu potrzebne jest Twoje działanie 

Jeżeli Twoja umowa z Ekovoltis rozliczana jest w modelu samofakturowania, konieczne będzie nadanie nam odpowiednich uprawnień w systemie KSeF. Jest to warunek niezbędny do prawidłowego i terminowego wystawiania faktur w Twoim imieniu. 

Dzięki nadaniu uprawnień faktury będą wystawiane bez opóźnień, unikniesz błędów formalnych oraz konieczności korekt dokumentów. 

Uprawnienia należy nadać najpóźniej do 16 stycznia 2026 r. 
Techniczna możliwość nadawania uprawnień jest dostępna od 1 listopada 2025 r. w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU). 

Po zalogowaniu do systemu należy wybrać opcję nadania uprawnień podmiotowi do wystawiania faktur w trybie samofakturowania i wskazać dane Ekovoltis: 

Jeżeli korzystasz z usług biura rachunkowego lub zewnętrznego systemu fakturowania, warto przekazać im tę informację z odpowiednim wyprzedzeniem. 

Jesteśmy do Twojej dyspozycji