Najczęściej
zadawane
pytania

System wchodzi w życie 1 lutego 2026 roku, ponieważ początek roku to okres dużego spiętrzenia rozliczeń i sprawozdań. Termin został wybrany tak, aby ułatwić wdrożenie i jest zgodny z rekomendacjami z audytu KSeF.

Obowiązek korzystania z systemu KSeF dotyczy firm, które w prowadzonej działalności wystawiają faktury VAT. Zatem forma spółki lub działalności nie ma znaczenia.

e‑Faktura to plik XML zgodny ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Po przesłaniu do KSeF otrzymuje unikalny numer i można ją znaleźć w systemie. Archiwizowana jest tam przez 10 lat.

Wystawienie e‑Faktury w KSeF nie wymaga dodatkowego drukowania ani przesyłania mailem, choć w zależności od ustaleń umownych Klient może otrzymać wizualizację dokumentu innym kanałem.

Tryb offline24 umożliwia wszystkim podatnikom wystawianie e-faktur poza KSeF (zgodnych z wzorem faktury ustrukturyzowanej) np. w przypadku problemów z siecią lub brakiem Internetu, z obowiązkiem przesłania ich do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego.

Faktury w tym trybie muszą być oznaczone dwoma kodami QR, przy czym do wygenerowania drugiego kodu konieczny będzie pobrany wcześniej certyfikat KSeF.

W KSeF faktury mogą być wystawiane w dwóch trybach:

  • Tryb online

Wystawienie faktury odbywa się bezpośrednio w systemie KSeF, w czasie rzeczywistym. Ekovoltis przesyła dokument do KSeF, a system od razu go przetwarza i nadaje numer KSeF.

  • Tryby offline

W sytuacjach takich jak brak Internetu lub niedostępność KSeF faktura może zostać wystawiona poza systemem, a następnie musi zostać przekazana do KSeF w określonym terminie (np. najpóźniej następnego dnia roboczego w trybie offline24).

Jeżeli faktura wystawiona offline jest przekazywana odbiorcy poza systemem KSeF, musi zawierać dwa kody QR. Do wygenerowania jednego z nich konieczne jest posiadanie przez Ekovoltis certyfikatu KSeF typu 2.

Certyfikat KSeF typu 1 służy natomiast jako jedna z metod uwierzytelniania w systemie KSeF (logowania).

W przypadku problemów z dostępnością KSeF lub brakiem Internetu Ekovoltis może wystawić fakturę w trybie offline24. W tym trybie faktura jest tworzona poza systemem, zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej, a następnie przekazywana do KSeF nie później niż następnego dnia roboczego.

Faktury wystawiane w trybie offline24 muszą być oznaczone dwoma kodami QR. Do wygenerowania jednego z nich konieczne jest wcześniejsze pobranie certyfikatu KSeF.

Termin przekazania faktury do KSeF zależy od trybu, w jakim Ekovoltis ją wystawia:

  • Tryb online:

Faktura jest uznawana za wystawioną w momencie jej przesłania do KSeF, pod warunkiem że data w polu P_1 jest zgodna z datą wysłania pliku XML. Wystawienie odbywa się w czasie rzeczywistym.

  • Tryb offline24:

Jeśli faktura zostanie wystawiona przez Ekovoltis poza systemem (np. z powodu braku Internetu), musi zostać przekazana do KSeF niezwłocznie, najpóźniej następnego dnia roboczego po jej wystawieniu.

  • Tryb offline (niedostępność KSeF):

W przypadku niedostępności systemu Ekovoltis dosyła fakturę do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po zakończeniu okresu niedostępności.

  • Tryb awaryjny:

Jeśli wystąpi awaria KSeF, Ekovoltis przekaże fakturę do systemu w terminie do 7 dni roboczych od jej usunięcia.

We wszystkich trybach offline faktura jest uznawana za wystawioną w dacie wskazanej przez Ekovoltis w polu P_1 struktury FA.

Aby odbierać w KSeF faktury za energię elektryczną, paliwo gazowe lub inne usługi świadczone przez Ekovoltis, musisz zarejestrować swoją firmę w systemie KSeF na stronie:
https://ksef.podatki.gov.pl/

Następnie możesz zarządzać uprawnieniami i certyfikatami swojej firmy w module dostępnych na stronie:
https://ksef.podatki.gov.pl/modul-certyfikatow-i-uprawnien-mcu

Dopiero po dokonaniu rejestracji oraz nadaniu odpowiednich uprawnień Twoja firma będzie mogła poprawnie odbierać faktury wystawiane przez Ekovoltis w systemie KSeF.

Tak. Od 1 lutego 2026 r. Ekovoltis będzie wystawiać wszystkie faktury oraz faktury korygujące wyłącznie w systemie KSeF. Po ich zatwierdzeniu w KSeF szczegółowe rozliczenia będą przesyłane na adres e-mail wskazany w umowie sprzedaży.

Nie. KSeF nie wysyła powiadomień. Musisz samodzielnie sprawdzać pojawiające się dokumenty:

  • w swoim oprogramowaniu księgowym
  • w Aplikacji Podatnika KSeF
  • czy Aplikacji Mobilnej KSeF.

Gdy KSeF nada fakturze numer i wygeneruje UPO, Ekovoltis prześle Ci jej wizualizację na adres e-mail wskazany w umowie.

Możesz korzystać z KSeF poprzez:

  • program finansowo-księgowy zintegrowany z systemem,
  • Aplikację Podatnika KSeF (online)
  • Aplikację Mobilną KSeF,
  • e-mikrofirmę w e-Urzędzie Skarbowym.

Wszystkie te narzędzia umożliwiają Ci wystawianie i odbieranie faktur bez ręcznego przepisywania danych.

Żeby zacząć korzystać z KSeF, zarejestruj firmę na stronie https://ksef.mf.gov.pl/web/login. Następnie nadaj uprawnienia w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU) na stronie https://mcu.mf.gov.pl/web/login

Datę nadania numeru KSeF znajdziesz w UPO (Urzędowym Poświadczeniu Odbioru), w sekcji „Data przyjęcia dokumentu do systemu teleinformatycznego MF”. Informacja ta jest także widoczna w samym systemie. Decyduje ona o momencie otrzymania faktury.

Nie. W KSeF nie jest wymagana akceptacja faktury przez Klienta. Dokument jest uznany za otrzymany w momencie nadania mu numeru KSeF i od tego momentu wywołuje skutki prawne. Nie ma potrzeby potwierdzania odbioru ani podejmowania dodatkowych działań po stronie Klienta.

Tak, ale dopiero od 1 stycznia 2027 r. Od tego dnia numer KSeF będzie obowiązkowym elementem przelewu - również w przypadku mechanizmu podzielonej płatności.

Faktura przekazana do KSeF nie będzie zawierała takich danych. Informacje szczegółowe dotyczące rozliczenia, w tym numer Punktu Poboru, adres Punktu Poboru, grupa taryfowa, wolumenu za energię lub gaz, ceny za energię etc. - czyli dane szczegółowe rozliczenia, zostaną przez nas przesłane do Klienta na wskazany adres e-mail w umowie. Nastąpi to dopiero po zatwierdzeniu faktury w KSeF i nadaniu w KSeF unikalnego ID dla tej faktury.

Dokumenty rozliczeniowe odnoszące się do wystawionej w KSeF faktury oraz szczegółowe dane rozliczeniowe - takie jak numer i adres PPE/PPG, grupa taryfowa, wolumen energii lub paliwa gazowego oraz wartości netto, VAT i brutto - będą przesyłane na adres e-mail wskazany w umowie sprzedaży. Trwają również prace nad udostępnieniem tych danych w eBOK.

Wszystkie faktury korygujące wystawiane od 1 lutego 2026 r. będą przekazywane wyłącznie poprzez system KSeF – również wtedy, gdy dotyczą faktur pierwotnych wystawionych przed tą datą. Po otrzymaniu potwierdzenia z KSeF o poprawnym przyjęciu faktury korygującej Ekovoltis prześle na adres e-mail wskazany w umowie sprzedaży wizualizację faktury korygującej oraz – jeśli wynika to z przyjętego modelu rozliczeń (np. RDN lub RB) – odpowiednie załączniki rozliczeniowe.

Nie. W rozumieniu ustawy o VAT proforma nie jest fakturą, dlatego nie podlega wystawianiu w KSeF. Ekovoltis będzie nadal wystawiał i wysyłał proformy poza systemem KSeF - tak jak dotychczas.

Tak. Jeśli w systemie bilingowym Ekovoltis dla każdego Punktu Poboru Energii (PPE) lub Punktu Poboru Gazu (PPG) jest prowadzona oddzielna umowa sprzedaży i dotychczas wystawialiśmy osobne faktury, po wdrożeniu KSeF również będziemy przekazywać do systemu oddzielną fakturę dla każdego PPE lub PPG. Szczegółowe dane dotyczące rozliczenia dla poszczególnych punktów poboru otrzymasz na adres e-mail wskazany w umowie sprzedaży.

Na ten moment nie planujemy dodawać takich informacji na fakturze. Po 01.02. 2026 r. będziemy zbierać uwagi i sugestie naszych Klientów i w miarę możliwości dostosowywać się do potrzeb i oczekiwań.

Na pierwszym etapie wdrożenia Ekovoltis nie planuje przekazywania do KSeF ustrukturyzowanych załączników. Do systemu KSeF będą trafiały wyłącznie ustrukturyzowane dane dotyczące faktury lub faktury korygującej. Szczegółowe dane rozliczeniowe będą nadal przekazywane Klientom poza KSeF, tak jak dotychczas, tj. będziemy wysyłać je e-mailem.

Ekovoltis jest obecnie w trakcie opracowywania sposobu prezentacji danych w eBOK po wdrożeniu KSeF. Szczegółowy zakres oraz forma prezentacji zostaną udostępnione po zakończeniu prac projektowych.

Gdy zarejestrujesz firmę w KSeF pod adresem https://ksef.mf.gov.pl/web/login, wejdź do Modułu Certyfikatów i Uprawnień pod adresem https://mcu.mf.gov.pl/web/login i nadaj Ekovoltis uprawnienia do wystawiania faktur w trybie samofakturowania.

Uwaga: Ekovoltis ma obowiązek przesyłania do KSeF wszystkich faktur, w tym wystawianych w trybie samofakturowania, od 1 lutego 2026 r.

Niezależnie od tego, kiedy (i czy w ogóle) w Twojej firmie powstanie obowiązek korzystania z KSeF, aby nadal korzystać z trybu samofakturowania najpóźniej do 1 lutego 2026 r. zarejestruj swoją firmę w KSeF i nadaj Ekovoltis uprawnienia do samofakturowania. Rejestracja i nadanie tego uprawnienia nie wpływa na termin powstania obowiązku korzystania z KSeF dla Twojej firmy.

W przypadku umów rozliczanych w modelu samofakturowania konieczne jest nadanie Ekovoltis odpowiednich uprawnień do wystawiania faktur w Twoim imieniu w systemie KSeF. Uprawnienie to musi zostać nadane najpóźniej do 16 stycznia 2026 r., aby zapewnić płynne przejście na fakturowanie w KSeF od 1 lutego 2026 r.

Nadanie uprawnień będzie możliwe od 1 listopada 2025 r., wraz ze startem Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Prosimy o zalogowanie się do MCU pod adresem:
https://mcu.mf.gov.pl/web/login
Jest to główna strona służąca do nadawania i zarządzania uprawnieniami w KSeF.

W module nadawania uprawnień prosimy o wykonanie następujących kroków:

  1. Wybrać rodzaj uprawnienia: „Podmiotowi do wystawiania faktur w trybie samofakturowania”.
  2. Wprowadzić dane Ekovoltis:
  3. NIP: 8992751675
  4. Pełna nazwa: Ekovoltis Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

Jeżeli korzystasz z usług biura rachunkowego lub zewnętrznego systemu fakturowego, prosimy o przekazanie tej informacji podmiotowi, który Cię obsługuje.

Zachęcamy również do obejrzenia materiału instruktażowego, który pokazuje, jak nadać uprawnienia:
https://www.youtube.com/watch?v=E4mQ3oRkDk0

Prosimy pobrać także ulotkę z mini instrukcją.

W przypadku umów rozliczanych w modelu samofakturowania konieczne jest nadanie Ekovoltis odpowiednich uprawnień do wystawiania faktur w Twoim imieniu w systemie KSeF. Uprawnienie to musi zostać nadane najpóźniej do 16 stycznia 2026 r., aby zapewnić płynne przejście na fakturowanie w KSeF od 1 lutego 2026 r.

Nadanie uprawnień będzie możliwe od 1 listopada 2025 r., wraz ze startem Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Gdy firma zostanie zarejestrowana w KSeF pod adresem https://ksef.mf.gov.pl/web/login, prosimy o zalogowanie się do MCU pod adresem: https://mcu.mf.gov.pl/web/login

Jest to główna strona służąca do nadawania i zarządzania uprawnieniami w KSeF.

W module nadawania uprawnień prosimy o wykonanie następujących kroków:

  1. Wybrać rodzaj uprawnienia: „Podmiotowi do wystawiania faktur w trybie samofakturowania”.
  2. Wprowadzić dane Ekovoltis:
  3. NIP: 8992751675
  4. Pełna nazwa: Ekovoltis Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

J eżeli korzystasz z usług biura rachunkowego lub zewnętrznego systemu fakturowego, prosimy o przekazanie tej informacji podmiotowi, który Cię obsługuje.

Zachęcamy również do obejrzenia materiału instruktażowego, który pokazuje, jak nadać uprawnienia:
https://www.youtube.com/watch?v=E4mQ3oRkDk0

Prosimy pobrać także ulotkę z mini instrukcją.

Noty odsetkowe nie podlegają wystawianiu w KSeF. Jeżeli zaistnieje konieczność naliczenia odsetek, Ekovoltis przygotuje notę odsetkową i przekaże ją w dotychczasowy sposób - na adres e-mail wskazany w umowie sprzedaży.

Nie. Dokument kompensaty nie podlega wystawianiu w KSeF. Ekovoltis będzie nadal przygotowywać dokument kompensaty i przesyłać go w dotychczasowy sposób - na adres e-mail wskazany w umowie sprzedaży.

W jakim okresie będzie stosowana cena maksymalna w rozliczeniach za energię?

Na podstawie przepisów ustawy z 7 grudnia 2023 r. o zmianie ustaw w celu wsparcia odbiorców energii elektrycznej, paliw gazowych i ciepła ceny energii elektrycznej, stawka ceny maksymalnej będzie stosowana w rozliczeniach do dnia 31.12.2024 r.

Na jaki adres mam wysłać Oświadczenie składane przez Odbiorców Uprawnionych?

Oświadczenie składane przez Odbiorców Uprawnionych należy przesłać na adres:
Ekovoltis Sp. z o. o. al. Solidarności 36; 25-323 Kielce
lub elektronicznie na adres: bok@ekovoltis.pl

W jaki sposób mogę podpisać Oświadczenie składane przez Odbiorców Uprawnionych?

Oświadczenie składane przez Odbiorców Uprawnionych należy podpisać za pomocą jednego z poniższych sposobów:
- kwalifikowany podpis elektroniczny
- podpis przez ePUAP (profil zaufany)
- certyfikowany podpis osobisty z e-dowodu
- własnoręczny podpis, jeżeli przesyłasz oświadczenie na nasz adres korespondencyjny
Ważne ! Zgodnie z zapisami Ustawy nie możemy zaakceptować skanu oświadczenia, które podpiszesz własnoręcznie.

Czy po podpisaniu umowy otrzymam Oświadczenie składane przez Odbiorców Uprawnionych od Was na maila?

Nie wysyłamy Oświadczenia składanego przez Odbiorców Uprawnionych na maila. Oświadczenie możesz pobrać
z naszej strony https://ekovoltis.pl/ lub skontaktuj się z naszym działem Biura Obsługi Klienta.

Czy podpisując umowę z przedstawicielem mogę od razu przekazać wypełnione Oświadczenie składane przez Odbiorców Uprawnionych?

Tak, możesz przekazać Oświadczenie składane przez Odbiorców Uprawnionych przedstawicielowi, który przekaże je pracownikom w celu weryfikacji.

Czy cena maksymalna uwzględnia stawkę VAT?

Nie, cena maksymalna nie zawiera podatku od towarów i usług ani akcyzowego.

Czy otrzymam informację, jeżeli okaże się, że przesłane Oświadczenie składane przez Odbiorców Uprawnionych zawiera błędy?

Tak. W przypadku, jeżeli Twoje Oświadczenie składane przez Odbiorców Uprawnionych będzie zawierało błędy lub będzie niekompletne, nasi pracownicy Biura Obsługi Klienta skontaktują się z Tobą. Dlatego wypełniając oświadczenie podaj dane kontaktowe, mail lub telefon, co ułatwi nam kontakt z Tobą.

Gdzie odnajdę nr Punktu Poboru Energii?

Nr Punktu Poboru Energii znajdziesz w załączniku do naszej umowy
tj. Warunki Handlowe. Znajduje się on także na wystawionej fakturze
za energię elektryczną. Ważne! Nr Punktu Poboru Energii nie zmienia się pomimo podjętej decyzji dotyczącej zmiany Sprzedawcy energii.

W jakich jednostkach mam wskazać dane odnośnie zużycia energii?

W oświadczeniu wielkości zużycia energii elektrycznej możesz wskazać
w kWh lub MWh.

Czy mogę liczyć na pomoc przy wypełnianiu Oświadczenia składanego przez Odbiorców Uprawnionych?

W przypadku pojawienia się pytań, skontaktuj się ze swoim opiekunem biznesowym lub naszym Biurem Obsługi Klienta. Na naszej stronie udostępniamy instrukcję wypełniania oświadczenia https://ekovoltis.pl/ Ważne! Dane, które wskazujesz w Oświadczenie składane przez Odbiorców Uprawnionych są to informacje odnośnie Twojego biznesu, nie mamy możliwości weryfikacji niektórych danych,
a wskazując je bierzesz na siebie odpowiedzialność.

Kto ma podpisać Oświadczenie składane przez Odbiorców Uprawnionych?

Oświadczenie składane przez Odbiorców Uprawnionych musi zostać podpisane przez osoby, które są upoważnione do reprezentowania odbiorcy uprawnionego tj.:
- osoby wskazane w dokumentach rejestrowych: KRS, CEIDG
- jeżeli nie ma osoby wskazanej w dokumentach rejestrowych, podpis może zostać złożony przez reprezentanta, który posiada stosowne upoważnienie do reprezentowania odbiorcy uprawnionego

Cena maksymalna stosowana jest w rozliczeniach do dnia 31.12.2024 r., Czy zawierając z Wami umowę w 2024 r. muszę złożyć Oświadczenie składane przez Odbiorców Uprawnionych, aby skorzystać z ceny maksymalnej?

W przypadku gdy Oświadczenie składane przez Odbiorców Uprawnionych było złożone do poprzedniego sprzedawcy nie ma takiego obowiązku. Natomiast w przypadku zastosowania ceny maksymalnej po raz pierwszy musimy od Ciebie otrzymać prawidłowo wypełnione oświadczenie.

Gdzie znajdę definicję odbiorcy uprawnionego?

Zapisy odnośnie definicji odbiorcy uprawnionego, który może skorzystać
z ceny maksymalnej wynikającej z Ustawy z dnia 27 października 2022 r.
o środkach nadzwyczajnych mających na celu ograniczenie wysokości cen energii elektrycznej oraz wsparciu niektórych odbiorców w 2023 roku zapisane są w art. 2 pkt 2.lit. a)-e).

Mam podpisaną z Wami umowę, natomiast nie przesłałem Oświadczenia składanego przez Odbiorców Uprawnionych do dnia 30.11.2022 r. 
Czy mogę to zrobić teraz?

Tak, Oświadczenie składane przez Odbiorców Uprawnionych możesz przesłać do nas. Pamiętaj jednak, że po otrzymaniu skutecznego oświadczenia przez nas, ceną maksymalną zastosujemy od kolejnego miesiąca po miesiącu, w którym otrzymamy oświadczenie.

Ile wynosi cena maksymalna dla odbiorców uprawnionych w 2024 r.?

Od 1 stycznia 2024 r. - 693 zł/MWh (bez VAT i akcyzy). Cena ta obowiązuje do 31.12.2024 r. Po tym okresie rozliczenia są realizowane wg. cen zawartych w umowie.